Waarom het maken van een back-up belangrijk is

Waarom het maken van een back-up belangrijk is

We leven in een digitaal tijdperk waarbij er veel digitaal wordt gedaan. Daardoor wordt ook de kans groter dat systemen vastlopen, documenten niet goed opslaan of kwetsbaar zijn voor fouten op welke manier dan ook. Om dit te voorkomen kan je een back-up maken. Daarmee voorkom je dat je data verliest wat eigenlijk niet nodig zou zijn. Maar wat is een back-up nu eigenlijk en hoe kan je ervoor zorgen dat je een goede back-up heeft?

Wat is een back-up?

Een back-up is kort gezegd een (reserve)kopie van jouw werk. Stel je voor dat je bezig bent met jouw website. Je bent verschillende updates aan het doorvoeren in de huidige website. Als je geen back-up hebt gemaakt van jouw werk, dan loop je het risico dat je data verliest. Wanneer je een back-up hebt gemaakt van jouw werk, dan kan je heel eenvoudig deze kopie terugzetten en veder werken vanaf dit herstelpunt. Op deze manier kan je eigenlijk verder gaan vanaf het punt waar je was gebleven.

Hoe maak je een goede back-up?

Nu je weet wat een back-up precies is wil je waarschijnlijk weten hoe je het beste een back-up kunt maken. Daarom heb ik hieronder vijftien tips uitgewerkt die je zullen helpen bij het maken van een goede back-up. Laten we snel beginnen!

Tip 1: Maak een back-up van de huidige situatie

Het klinkt misschien logisch en je zal misschien denken, waarom zou ik een back-up moeten maken van de huidige situatie? Helaas zie ik het vaak genoeg verkeerd gaan wanneer gebruikers een nieuw systeem implementeren. Het was achteraf veel werk waarbij ze de implementatie niet binnen een aanzienlijke tijd voltooid kunnen krijgen.

Om de oude situatie terug te halen kan je heel eenvoudig een back-up terugzetten. Denk bijvoorbeeld maar aan een back-up van jouw website of aan een back-up van jouw documenten die je vanaf jouw computer nu online gaat uitwerken.

Tip 2: Experimenteer

Deze tip is vooral bedoeld voor websites waar een back-up over gemaakt moet worden, maar kan soms ook toegepast worden op andere (vak)gebieden. Wanneer je gaat experimenteren met een (live) product zoals een website, dan raad ik je aan om een back-up op voorhand op te slaan. Hiermee voorkomt je dat je op een (later) moment in de problemen komt waardoor de volledige website (en eventueel de e-mail) niet meer werkt.

Door het maken van een back-up kan je dus altijd terugvallen op deze back-up waarbij de oude situatie terug kan komen. Denk je er bij het maken van deze back-up wel erom dat je daadwerkelijk alles wat je graag wil terugzetten, mocht het verkeerd gaan, ook daadwerkelijk terugzet.

 

Tip 3: Updates

Of het nu gaat om het updaten van jouw website, van jouw smartphone of van jouw laptop. Maak voorafgaand een back-up van al jouw (belangrijke) documenten. Op deze manier voorkomt je dat je bestanden verliest. Dit geld ook wanneer de voorgaande updates zonder problemen goed waren verlopen.

Je kan bijvoorbeeld denken aan de 1903 update van Windows 10. De voorgaande updates gingen allemaal vlekkeloos tot aan deze update. Deze 1903 update zorgde voor veel gebruikers ervoor dat ze bestanden kwijt raakten. Omdat zij geen back-up hadden gemaakt ging Microsoft kijken of er nog een mogelijkheid was om deze bestanden terug te halen.

Wanneer deze gebruikers een back-up hadden van hun bestanden konden ze deze back-up terugzetten en hadden ze en een geüpdate versie van Windows 10 en ze verloren geen documenten die zij hadden gemaakt.

Tip 4: Het verschil van gebruikers

Vooral voor bedrijven is het belangrijk om een goede back-up te hebben. Zonder een goede back-up lopen zij het risico dat er bestanden verloren gaan waardoor het bedrijf in grote problemen kan komen.

De ene gebruiker is de andere gebruiker niet. Er zit een verschil tussen verschillende gebruikers en werknemers in een bedrijf. Ik ga niet zeggen dat alle werknemers ook slecht zijn in het opslaan van bestanden. Maar door technische fouten of door een andere kijk op bestanden kunnen deze (per ongelijk) verwijderd worden.

Wanneer deze bestanden in de cloud zijn opgeslagen (zoals Google Drive of OneDrive) bestaat er vaak de mogelijkheid om deze documenten terug te halen binnen 30 dagen. Maar wanneer deze documenten op de harde schijf zijn opgeslagen wordt het een stukje moeilijker om ook daadwerkelijk deze bestanden weer terug te halen.

Daarom raad ik je ook aan om van jouw hele systeem met regelmaat een back-up te maken. Op deze manier voorkom je dat je belangrijke bestanden verliest en je vanaf het nulpunt weer moet beginnen.

Tip 5: Benoem de back-ups

Ik maak met regelmaat back-ups van websites die ik beheer. Deze back-ups komen standaard al met een naam naar voren. Omdat dit onoverzichtelijk is raad ik je aan om bijvoorbeeld de datum ervoor of erachter te zetten. Hiermee laat je niet alleen zien wanneer de back-up is gemaakt, maar kan je ook verouderde back-ups verwijderen die eigenlijk overbodig zijn.

Stel je voor je hebt een website waar met regelmaat nieuwe content ongeplaatst wordt. Hierdoor zal je met regelmaat een back-up moeten maken, omdat de kans groot kan zijn dat er iets verkeerd gaat. Door het toevoegen van een datum aan de back-upnaam weet je welke back-ups er op jouw back-up locatie staan. Van een website die met regelmaat bijgewerkt wordt is het niet echt relevant en noodzakelijk om een back-up te bewaren van de website die drie maanden geleden is gemaakt.

Tip 6: Vertrouw niet op automatische back-ups

Het is heel erg verleidelijk om te vertrouwen op back-ups die automatisch zijn gemaakt. Dit gebeurt vaak bij cloud systemen en bij websites. Aan de ene kant hebben deze automatische back-ups voordelen, omdat hierdoor een stukje werk uit handen genomen kan worden.

Aan de andere kant heeft dit ook nadelen. Deze automatische systemen kunnen fouten bevatten waardoor het maken van een back-up mislukt of niet goed is gelukt. Doordat je niet zelf een back-up heeft gemaakt, kan je in de problemen komen.

Daarom raad ik je van harte aan om zelf, naast de automatische back-ups, ook een back-up te maken door jezelf gemaakt. Hiermee voorkom je het risico dat je misschien aan het eind van de rit geen goede of betrouwbare back-up heeft.

Tip 7: Virussen, hacks of andere problemen

Deze tip staat eigenlijk in verbinding met de eerdere gegeven tips. Door een hack, virussen of door een fout in een update kunnen bestanden worden verwijderd. Dit is natuurlijk erg vervelend, zeker wanneer je afhankelijk bent van deze bestanden, bijvoorbeeld een planning die je heeft gemaakt in Microsoft Excel.

Wanneer je te maken hebt met een hack of een virus is het nog vervelender. Je heb daarbij dan te maken met het feit dat iemand in jouw computer of systeem is gekomen. Daardoor moet niet alleen een back-up worden terug gezet, maar ook het lek of virus moet verwijderd worden wat weer kan zorgen tot (noodgedwongen) extra kosten.

Om dit te voorkomen kan je allereerst een goede back-up maken. Denk je daarbij niet alleen van de bestanden die je gebruikt, maar ook aan de systemen waar je op draait of aan andere belangrijke platformen of systemen die in verbinding staat met jouw werkzaamheden.

Daarnaast zou je een antivirus programma moeten inzetten. Deze antivirus programma kosten over het algemeen wel wat, maar je bent dan wel verzekerd dat je voor een langere periode (vaak minimaal 1 jaar) beveiligd bent tegen phishing, virussen of andere ongewenste zaken.

Als laatste kan je een beveiligingsexpert inhuren die je gaat ondersteunen met het beheer van de systemen. Je hebt dan vaak een systeemontwikkelaar die het systeem realiseert. De beveiligingsexpert zal dan kijken naar de beveiliging van het betreffende systeem. Op deze manier heb je een beveiligd en goede systeem in handen waarop je veilig jouw data of bestanden kunt zetten. Het enige wat je dan hoeft te doen is om regelmatig een back-up van dit systeem te maken.

Tip 8: Verhuizen van systemen

Tot mijn spijt zie ik dit nog vaak genoeg gebeuren. Gebruikers die verhuizen naar een ander systeem die daarbij geen gebruik maken van een back-up. Dit raad ik ten zeerste af, omdat er altijd een risico is waarbij dingen verkeerd kunnen gaan.

Om een systeem te verhuizen moet je allereerst een plan hebben. Welke gegevens zijn er nu bekend? Welke gegevens moet ik nog krijgen? Waar staat het systeem nu op te draaien en waar gaat het naar toe? Wanneer wordt het systeem overgezet en welke problemen kunnen daarbij naar voren komen?

Door deze vragen te stellen krijg je al een goed overzicht van het project waarmee je aan de slag gaat. Op deze manier ga je anders over een situatie denken waardoor je de benadering van het project ook anders gaat aanpakken.

Wanneer je dit plan heb moet je een back-up maken. Maar niet alleen een back-up van jouw eigen systeem en documenten. Maak daarbij ook een back-up van het systeem waar je naar toe verhuist. Bij sommige systemen (ben ik nog niet vaak tegengekomen) kan software ook een probleem zijn bij de installatie ervan. Daarom raad ik je aan om voor de zekerheid extra back-ups te maken. Beter een back-up die je achteraf kan verwijderen dan een back-up die je eigenlijk nodig had maar niet gemaakt heeft.

Tip 9: Opslaglocaties

Wanneer je een back-up heb gemaakt is het ook belangrijk dat je ze goed opslaat op een goede opslaglocatie. Een advies wat ik altijd geef is om de back-up op twee verschillende plekken op te slaan. Bijvoorbeeld in de cloud via een andere service (bijvoorbeeld Microsoft OneDrive) en op een externe offline opslagplaats, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of op een USB-stick.

Tip 10: Maak een keuze

Bij het maken van een back-up krijg je vaak de mogelijkheid om te kiezen uit de onderdelen die je graag zou willen meenemen in een back-up. Ik raad je aan om goed te kijken naar de bestanden en onderdelen waar je zeker een back-up van wil maken. Op deze manier kan je meerdere back-ups maken van jouw bestanden.

Zo kan je bijvoorbeeld wekelijks een back-up maken van de bestanden die je maakt in Microsoft Word, Microsoft Excel of in programma’s van Excel bijvoorbeeld. Een website kan je bijvoorbeeld iedere maand of om de twee weken back-uppen, omdat hierbij vaak niet altijd iedere aanpassing belangrijk is. Wat wel weer belangrijk zou kunnen zijn is om jouw e-mail te back-uppen, vooral wanneer je veel werkt met externe (internationale) klanten.

Tip 11: Bewaartijd

Eerder gaf ik het al aan, maar kijk goed hoe lang iets bewaard is of hoe lang iets bewaard zou moeten worden. Een website waarbij dagelijks of wekelijks een nieuw artikel op gepubliceerd wordt zou met regelmaat geback-upte moeten worden. Het is daarbij niet echt relevant om een back-up van drie maanden geleden voor te bewaren, omdat in de tussentijd er wellicht aardig wat aangepast is.

Daarom zou ik je willen aanraden om goed te kijken naar de bewaartermijn van documenten. Heb je een project afgerond en heb je de documenten niet meer nodig? Dan zou je daar één back-up van kunnen maken die je opslaat in jouw archief.

Tip 12: Compressie van de back-up

Wanneer je een back-up maakt dan is het belangrijk dat dit goed gebeurd. Voor websites wordt hierbij vaak al een automatisch bestand voor aangemaakt door de webserver zelf op het moment dat je op back-uppen drukt. Wanneer je een offline back-up maakt, bijvoorbeeld van jouw documenten, dan raad ik zeker aan om goed te kijken naar de manier waarop je een back-up maakt. Via copy and paste worden wel alle bestanden geback-upt, maar is de schijfruimte erg groot die daarvoor gebruikt wordt.

Daarom raad ik je van harte aan om goed te kijken naar de manier waarop je bepaalde documenten opslaan. Ik doe dit zelf voor verschillende organisaties door middel van een .zip of .rar document. Hierbij worden wel alle documenten geback-upt, maar dit zal een veel kleine schijfruimte vragen van jouw computer of (externe) harde schijf.

Tip 13: Zorg voor duplicatie van back-up

Het is natuurlijk belangrijk dat je een back-up op twee plekken bewaard, bijvoorbeeld in de cloud en op een extern apparaat zoals een harde schijf of USB-stick. Hierdoor weet je dat je altijd terug kunt vallen op één van deze back-ups.

Zorg daarbij dan ook dat je niet te veel duplicatie heb van jouw back-ups. Op het moment dat je meerdere opslaglocaties hebt dan zorg je er ook voor dat het misschien onoverzichtelijk wordt waar je een back-up kunt vinden. Op deze manier kan het dan weer lastig zijn om de back-up te raadplegen wanneer dat echt nodig zou zijn.

Tip 14: Back-up software

In verschillende gevallen is het mogelijk om software te back-uppen. Dit gebeurt veelal bij software wat met regelmaat wordt bijgewerkt of waarbij toevoegingen kunnen worden toegepast.

Een voorbeeld is bijvoorbeeld in Adobe Lightroom CC 2020. In dit programma heb je de mogelijkheid om foto’s te bewerken aan de hand van RAW-bestanden. Om deze RAW-bestanden extra te voorzien van effecten en bewerkingen kan je gebruik maken van presets en profielen.

Deze presets en profielen kunnen bijvoorbeeld verloren gaan wanneer een update van het programma niet goed wordt uitgevoerd. Om dit te voorkomen zal Adobe Lightroom CC 2020 met regelmaat vragen om een back-up te maken van jouw bibliotheek dat je hebt aangemaakt in het programma. Op deze manier zorg je er dan ervoor dat je altijd terug kunt vallen op deze back-up, dat gemaakt is in de Creative Cloud dat gekoppeld is aan jouw eigen Adobe account.

Tip 15: Beveiligen met een wachtwoord

Wanneer het gaat om blogartikelen die je maakt in Microsoft Word dan is er vaak nog niks aan de hand. Op het moment dat je gevoelige data gaat gebruiken, bijvoorbeeld klantengegevens, word het een ander verhaal.

Als je een back-up maakt van deze bestanden door middel van een .zip of .rar bestand (zie ook tip 12) dan heb je de mogelijkheid om het .rar of .zip bestand ook te beveiligen met een wachtwoord. Op deze manier zorg je ervoor dat onbevoegden, die per ongelijk de back-up toch in handen hebben gekregen, dat zij niet bij deze gevoelige data kunnen komen.

Conclusie

Het maken van een back-up is uiteindelijk erg belangrijk om zeker te zijn dat je bestanden ook daadwerkelijk opgeslagen zijn waarop je terug kunt vallen. De manier waarop deze back-ups worden gemaakt zijn daarbij erg belangrijk. Door deze 15 tips toe te passen op jouw huidige situatie zal je zien dat je een systeem creëert, waardoor je minder zorgen hoeft te maken over de vraag Wat als er toch iets verkeerd gaat?