Waarom zou u uw online agenda als planningtool gebruiken?

Waarom zou u uw online agenda als planningtool gebruiken

Waarom zou u uw online agenda als planningtool gebruiken?

Misschien kent u ze wel. Google Agenda, Microsoft Agenda, Icalendar of maakt u gebruik van een ander soort agendavorm. Bijvoorbeeld in een Customer Relationship Management of een andere handige manier dat voor u helpt om afspraken bij te houden. Maar wist u dat u ook uw online agenda kunt gebruiken om uw dag mee in te plannen? Ik geef u vijf tips om meer gedaan te krijgen per dag!

Tip 1: Doe maar één taak tegelijkertijd

Het lijkt handig om meerdere dingen tegelijkertijd in te plannen, maar aan het eind bent u langer bezig met beide taken dan dat u maar één taak tegelijkertijd doet.

Dit wordt vaak multitasking genoemd wat het eigenlijk niet is. U bent in dit geval bezig met taskswitchen. Het switchen tussen taak 1 en taak 2, waardoor u het gevoel krijgt dat u meerdere dingen tegelijkertijd doet, maar wat alleen maar tijd kost.

Plan daarom maar een ding tegelijkertijd in uw agenda. Bijvoorbeeld van 12:00 uur – 12:30 uur e-mail verwerken en van 12:30 uur – 13:00 uur lunchen. Het lijkt dat u op deze manier minder doet, maar u heeft meer aandacht voor de betreffende taak waardoor dit kwalitatiever en sneller verloopt.

Tip 2: Zorg voor reservetijd

Zorg altijd dat er reservetijd is. Ik plan daarom overdag ook maar 75% vol. Niet omdat ik niet meer wil doen, maar omdat taken meer tijd kunnen vragen dan van ten voren gedacht. Daarom is het belangrijk om tussendoor, bijvoorbeeld 30 minuten, extra vrij te plannen zodat u deze vertraging kan opvangen in uw reservetijd.

Mocht u dan toch extra tijd overhouden? Pak dan uw to-do lijst erbij of verwerk uw e-mail tot alles leeg is. Alleen op die manier houdt u alles overzichtelijk, want een online agenda is tenslotte ook maar een tool die u kunt gebruiken ter ondersteuning van uw productiviteit.

Tip3: Gebruik meerdere agenda’s

In Google Agenda en Microsoft Agenda kunt u meerdere agenda’s toevoegen aan uw gebruikersaccount. Ik raad u dit ook graag aan om te doen. Het geeft u in eerste instantie een goed overzicht. Bijvoorbeeld wanneer u een agenda werk, privé en afspraken heeft. Hierdoor kunt u met kleuren snel en overzichtelijk zien welke agenda-items wat precies zijn en waaronder deze geschaald kunnen worden.

Tip 4: Gedeelde agenda’s

Inhakend op het gebruik van meerdere agenda’s kan het nog handiger zijn. Bij het gebruik van meerdere agenda’s kan het ook handig om het te gebruiken wanneer u samenwerkt met een compagnon of met stagiaires. Op die manier kunnen agenda(‘s) bijvoorbeeld van uw werkagenda, makkelijk gedeeld worden zodat iedereen op de hoogte is wanneer en waar afspraken staan en wanneer de werkgever bijvoorbeeld afwezig is.

Tip 5: Houd uw tijd bij

Een andere handige tool die bij Google Agenda te vinden is (heb deze functie nog niet gevonden in de Microsoft agenda) is dat u uw afspraken kunt exporteren in een PDF-bestand. Hierdoor kunt u als agenda eigenaar snel zien hoeveel uur u per week heeft besteed aan afspraken of aan werk gerelateerde activiteiten. Handig wanneer u als ZZP’er de administratie moet bijhouden of wanneer u per uur betaald wordt voor de klant van dat ene project.

Tip 6: Geef alles een kleurtje

Het is niet alleen handig, maar het kan ook motiverend en voor blijdschap werken. Geef, zoals eerder aangegeven, iedere agenda een bepaalde kleur. Wanneer u in uw agenda alle agenda’s activeert, dan ziet u per agendaoverzicht welke kleur bij welke agenda hoort wat weer overzichtelijk werkt binnen uw werkschema. Zo kunt u snel zien welke activiteiten er gedaan moeten worden, wanneer u afspraken heeft of wanneer u tijd heeft voor uzelf of voor uw familie en vrienden.

Tip 7: Meldingen en e-mails

Meldingen ben ik niet zo heel erg gek op, omdat dit de productiviteit heel erg kan afleiden wanneer u iedere keer bij een nieuw agenda-item een melding geluidje hoort. Wat ik daarentegen wel handig vindt is de meldingen in uw webbrowser en op uw telefoon wanneer er een nieuwe melding komt.

Ik heb bijvoorbeeld standaard 15 en 30 minuten van ten voren een melding ingezet dat ik dan via de browser, telefoon en in de e-mail een notificatie krijgt wat ik over 15 of 30 minuten zou moeten doen om op dagschema te blijven. Handig wanneer u control freak bent en graag op tijd wil werken.

Een ander voordeel is dat het mogelijk is om (zowel in Google Agenda als in Microsoft Agenda) een dag overzicht te laten versturen naar uw e-mail. Wanneer ik mijn e-mail in de ochtend open, dan krijg ik gelijk (rond 05:00 uur Nederlandse tijd) een overzicht van alle agenda items of afspraken die ik die dag heb. Handig wanneer u bijvoorbeeld plotseling een activiteit moet inplannen.

Waarom zou u uw online agenda als planningtool gebruiken

Tip 8: Voeg alles direct toe

Heeft u een nieuwe deadline of moet u aan een nieuw project werken? Dan raad ik u aan om alle afspraken en deadlines gelijk in uw agenda te zetten. Hierdoor weet u wanneer wat af moet zijn en behoudt u dus ook goed het overzicht met de activiteiten die gedaan moeten worden. Hierdoor raakt u niet gestrest en kunt u goed werken aan de projecten en opdrachten welke u moet afronden voor een bepaald tijdsstip.

Een andere mogelijkheid is om deadlines toe te voegen aan uw to-do list zodat u dit niet hoeft te onthouden. Bijvoorbeeld tijdens een vergadering. Wanneer u in uw agenda opschrijft om wekelijks te kijken naar nieuwe afspraken, dan kunt u deze deadlines en nieuwe afspraken uit uw to-do list halen en deze toevoegen aan uw agenda in Google of in Microsoft.

Tip 9: Zorg dat alles wordt gesynchroniseerd

Vroeger had ik alleen maar een agenda op mijn telefoon en in Microsoft Outlook 2013 (software). Tegenwoordig heb ik mijn agenda gesynchroniseerd in Google Agenda omdat dit automatisch alles synchroniseert wanneer het betreffende apparaat verbinding maakt met het internet.

Hierdoor bent u gelijk op de hoogte als er wijzigingen zijn en hoeft u niet op ieder apparaat dezelfde afspraak opnieuw in te plannen. Zo bespaart u tijd, energie en kunt u sneller doorwerken aan het project of aan een opdracht waarmee u bezig bent.

Een tip die ik daarbij wel wil meegeven is dat u de synchronisatie niet te vaak laat plaatsvinden op bijvoorbeeld uw telefoon of tablet. Dit kan ervoor zorgen dat uw telefoon of tablet sneller leeg raakt omdat de gegevens van uw agenda geüpload en gedownload moeten worden.

Tip 10: Maak een deadline agenda

Bent u bezig met iets wat pas over een lange periode af moet zijn? Maak dan iedere keer deadlines in uw agenda. Bijvoorbeeld bij maandag moet dit af zijn, vrijdag moet dat af zijn en volgende week dinsdag moet dit af zijn. Hierdoor houdt u uzelf aan de deadline, werkt u beetje bij beetje aan het betreffende project en kunt u gefocust blijven om dezelfde activiteiten uit te voeren zodat u niet op bepaalde gebieden achter komt te liggen qua tijd of qua werk wat gedaan moet worden.

Conclusie

Het werken in Google Agenda of in Microsoft Agenda kan dus veel voordeel opleveren wanneer u alles goed een realistisch indeelt in uw 168 uur wat u per week heeft te besteden. Handig is daarbij wel om rekening te houden met het feit dat u genoeg slaap moet hebben (gemiddeld 8 uur) en dat u ook tijd voor uzelf moet nemen. Hierdoor bent u volledig opgeladen om de volgende dag weer te knallen met de projecten en opdrachten die u iedere week moet gaan doen!



 

Volg MJB Events PR op Instagram