Hoe vaak kijkt u uw e-mail per dag?

E-mailmarketing van MJB Events PR

Hoe vaak kijkt u uw e-mail per dag?

Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen hun e-mail meerdere keren per dag bekijkt. Dit kan zijn via de smartphone, tablet of computer. Maar wist u dat dit niet productief is? Vandaag deel ik handige tips met u hoe u het beste uw e-mail kunt verwerken!

Maar wat is nou e-mail?

E-mail is een communicatiemiddel wat gebruikt kan worden tussen een persoon en persoon of een persoon en organisatie. Dit zijn eigenlijk een soort van online brieven die door middel van een ontvangst en verzendservice worden verstuurd.

Om deze e-mails te kunnen ontvangen of te versturen heeft u een mail cliënt nodig. Bekende systemen zijn bijvoorbeeld Microsoft Outlook 2016, Mozilla Thunderbird, Roundcube webmail of Gmail.

Bij de meeste van deze mail clients moet u gegevens invullen wanneer u uw e-mail daarmee wil openen. Vaak zijn dit de inloggegevens, de mailservers (voor uitgaande en inkomende mails), poorten van de server en enkele aanvullende gegevens zoals de naam die de andere ziet wanneer u een e-mail verstuurd.

Wanneer dit allemaal goed staat ingesteld en u ook gebruik van kunt maken, dan kunt u vanaf dit moment e-mails gaan ontvangen en versturen. Het enige wat u nog moet weten is hoe u e-mails verstuurd en wat het e-mailadres is van de ontvanger(s). Maar dit is in de meeste gevallen geen enkel probleem!

Wanneer u uw e-mail zou moeten verwerken

Dit is natuurlijk afhankelijk van uw dagindeling en werkzaamheden die u op een dag heeft. Heeft u veel afspraken of moet u veel rijden, dan is het inderdaad lastig om meerdere keren per dag uw e-mail te verwerken. Een gevolg, u heeft het gevoel dat u achteraan en dus daarmee achter de feiten aanloopt.

Allereerst over de locatie waarop u uw e-mail verwerkt. Ik zou daarvoor één, hoogstens twee, locaties hebben waarop u uw e-mail verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld uw computer en smartphone zijn. Zo weet u dat u in ieder geval geen e-mail aan uw aandacht ontsnapt waardoor u in de problemen kunt komen.

 

Hoe lang uw e-mail verwerken?

Wanneer u uw e-mail verwerkt, zou ik beginnen met het oudste of nieuwste bericht en daarvandaan steeds de eerstvolgende e-mail pakken. Zo werkt u uw e-mail af tot dat uw postvak leeg is. Dit kunt u dan doen in tijdvakken. Bijvoorbeeld na de lunch 30 minuten inplannen (bijvoorbeeld van 12:30 uur tot 13:00 uur) om uw e-mail te verwerken.

Ik zou daarbij alleen uw e-mail verwerken als u er inderdaad op e-mails vaat reageren of daarmee iets gaat doen. Anders heeft het weinig zin en is het dus verloren tijd wat u voor andere projecten zou kunnen gebruiken.

Communiceer duidelijk

Hier had ik jaren geleden ook moeite mee om goed te communiceren via de e-mail. Niet dat ik mijn verhaal niet wist over te brengen, maar ik gebruikte uitgebreide verhalen wat verwarrend zou kunnen zijn voor de lezer.

Helaas kom ik wekelijks e-mails tegen wat onduidelijk is geschreven. Bijvoorbeeld in soort van cryptogrammen, in uitgebreide verhalen of waar de kern (wat het over gaat) gewoon simpelweg ontbreekt. Hierdoor kan ik helaas niks mee op dat moment, maar vaak wordt dit dan wel weer duidelijk gemaakt door een nieuwe e-mail met heldere uitleg.

Laat duidelijke paragrafen zien

Wanneer u een lange e-mail opstelt met meerdere paragrafen (twee of meer), dan zou ik daarbij gebruik maken van tussenkoppen. Dit geeft niet alleen een goed overzicht, maar is ook vaak goed leesbaar en scanbaar voor de ontvanger. Zo weet de ontvanger (of ontvangers) wat wel en wat niet van toepassing is voor hem of haar. Dit kan weer onduidelijkheden voorkomen.

Grote bestanden versturen?

Verstuurd u grote bestanden vanaf 1 MB of groter? Dan zou ik gebruik maken van een clouddienst als OneDrive, Google Drive of een ander soort (betaalde) clouddienst. Of u kunt simpelweg (tot 2 GB) gebruik maken van WeTransfer.

Zo voorkomt u dat de ontvanger het bestand niet kan ontvangen of dat de ontvanger (bijvoorbeeld via mobiele netwerk) gelijk een stuk van zijn of haar dataverbruik mist.

Wanneer u gebruik maakt van een clouddienst of van WeTransfer, dan zou ik dit wel in de e-mail zetten en eventueel een link (URL) in de e-mail plakken van het document. Zo voorkomt u dat er misverstanden komen of dat de ontvanger uw document niet kan openen.

Soms is het beter om af te spreken

Heeft u veel informatie of punten die u wil delen met één of meerdere personen? Spreek dan een keer af wanneer het jullie uitkomt of maak gebruik van een clouddienst zoals Google Hangout of Skype. Zo kunt u reallife communiceren en eventueel ook discussiëren over dilemma’s of beslissingen die genomen moeten worden. Op deze manier voorkomt u lange, misschien onduidelijke, e-mails waardoor er miscommunicatie kan ontstaan.

 

Meerdere onderwerpen = meerdere e-mails

Heeft u meerdere onderwerpen zoals over een vergadering, marketing en website? Gebruik dan ook meerdere e-mails. In plaats van om alles te sturen in één gezamenlijke e-mail, kunt u het beste meerdere e-mails versturen met één onderwerp per e-mail. Zo houdt u de communicatie duidelijk per e-mail en wat u van de andere persoon vraagt. Ook al zijn de e-mails voor dezelfde persoon of voor dezelfde organisatie!

Verifiëren bij onduidelijkheden

Als u een e-mail krijgt waarbij het onduidelijk is wat er precies gevraagd wordt van u, vraag dan om een bevestiging. Dit kunt u doen om een antwoord terug te sturen als:

“Bedankt voor uw reactie. Ik begrijp dat u mij vraagt om de marketingcampagne met één dag eerder in te plannen. Klopt dit?”

Hierdoor verifieert u de vraag bij de ander en krijgt u in de meeste gevallen een direct antwoord terug, zoals een ja, een nee of een dat klopt.

Conclusie

Er komt dus veel erbij kijken wanneer u e-mails verstuurd naar een persoon of groep. Het is dan ook belangrijk om te kijken wat er gedaan moet worden per e-mail. Houd daarbij altijd in het achterhoofd dat u duidelijk, goed en overzichtelijk communiceert. Hierdoor haalt u alle onduidelijkheden weg waardoor zowel u als de ontvanger (of ontvangers) weten waar ze aan toe zijn.



 

Volg MJB Events PR op Instagram