7 Tips om de deadline met time management te halen

Tips voor meer productiviteit met MJB Events PR

7 Tips om de deadline met time management te halen

Werkt u in projecten of heeft u verschillende soorten opdrachtgevers? Dan heeft u ongetwijfeld te maken met time management. Maar hoe past u time management goed toe en hoe kunt u ervoor zorgen dat u de deadlines op tijd haalt? Vandaag zeven tips die u helpen om de deadline te halen!

Wat is time management?

Time management is letterlijk vertaald tijd management. Dit betekend dat u zorgdraagt hoe uw tijd wordt ingedeeld en inplant voor de komende twee weken. Bijvoorbeeld wanneer u uw e-mail bekijkt, wanneer u bezig gaat met de verschillende projecten maar ook wanneer u tijd voor uzelf maakt om weer op te laden met nieuwe energie.

Hoe zorgt u ervoor dat u geen deadlines mist?

Soms lijkt het wel erop dat u moet rennen om deadlines te halen. Bijvoorbeeld voor een groot, klein of doorlopend project. Misschien heeft u een belangrijk examen of heeft u een belangrijke afspraak.

Niet alles in één keer

Een meest voorkomend probleem is dat alles in één keer moet gebeuren. Helaas, dit gaat niet lukken. Een dag heeft maar 24 uur waarin u moet werken, ontspannen en in moet slapen. Door de toenemende drukkende maatschappij lijkt dit te kort. Het lukt gewoon niet om alles in één keer te (willen) doen. Daarom doet u er verstandig aan om een goede taakverdeling te maken als u binnen een team werkt. Wanneer u alleen werkt, dan is het verstandig om uw werk(projecten) over meerdere dagen te verspreiden.

Prioriteit geven

Inhakend op mijn eerste tip is het belangrijk om prioriteiten te stellen aan het werk. Wat moet als eerste af? Wat duurt het kortst en wat lukt er om vandaag of morgen af te ronden?

Door het geven van een prioriteit, bijvoorbeeld een prioriteitenlijst op basis van uw to-do lijst of agenda kunt u kijken wat haalbaar is en wat niet. Soms moet u simpelweg sommige taken even naast u neerleggen omdat het niet mogelijk is, qua tijd, om daar op dat moment aandacht aan te kunnen besteden.

Plan extra vrije tijd in

Hierbij bedoel ik niet dat u meer tijd voor uzelf moet inplannen al is dit natuurlijk wel nodig om uzelf weer helemaal goed op te laden.

Ik bedoel hiermee om reservetijd in te plannen van ongeveer 30 minuten tussen werkzaamheid 1 en werkzaamheid 2. Hierdoor bouwt u een buffer in waardoor enige vertragingen worden opgevangen. Bijvoorbeeld wanneer werkzaamheid 1 te veel tijd vraagt.

Mocht u toch eerder klaar zijn met de eerste werkzaamheid? Ga dan rustig verder met werkzaamheid 2 in uw agenda. Op die manier bent u aan het eind van de dag eerder vrij om andere leuke dingen te doen voor uzelf of met vrienden of familie.

Alles uit uw hoofd halen

Ik vergelijk het hoofd eigenlijk met een computer. Een computer kan maar één ding tegelijkertijd uitvoeren. Gelukkig zijn de modernere en huidige laptops en computers uitgerust met een bepaalde cores, waardoor het mogelijk is om meerder programma’s open te hebben wanneer u aan het werk bent.

Helaas kunnen wij in onze hersenen geen extra core toepassen waardoor wij kunnen multitasking. Wij als mensen kunnen daarom maar ook één ding tegelijkertijd. Kijkt u maar eens naar het volgende voorbeeld.

Wanneer u op uw computer één tabblad open heeft in uw browser, dan kan de computer dit makkelijk aan. Dit is dan hetzelfde wanneer wij als mens bezig zijn met één taak uit te voeren. Denkt u bijvoorbeeld aan het schrijven van een artikel, het koken of het kijken naar het nieuws. Wanneer u 30 tabbladen open heeft in uw browser, dan heeft de computer daar erg veel last van en raakt het geheugen vol. Hierdoor werken de tabbladen trager dan u eigenlijk zou willen.

Dit is eigenlijk hetzelfde met onze hersenen. Wanneer wij vijf taken willen uitvoeren op hetzelfde moment, dan begrijpt onze hersenen niet waar de focus op moet komen te liggen. Hierdoor raken wij afgeleid, krijgen wij stress en raken wij in paniek omdat we geen dingen afkrijgen.

Daarom is het belangrijk, ondanks dat het in het begin er leuk en productief eruitziet, om niet meer te gaan multitasking. Hierdoor voorkomt u een heleboel stress, paniek en taken die niet afgerond worden. Kijkt u maar eens naar de onderstaande video waarbij Victor [achternaam] bij Mindf*ck een truck heeft uitgehaald om te bewijzen dat multitasking niet productief is.

Zorg voor de juiste balans

Wanneer u hard werkt dan is dat een goede eigenschap, tenminste als u ding voor ding behandeld. Maar vaak zij wij als mens, als we ergens druk en enthousiast mee bezig zijn, niet gefocust op de juiste balans in ons leven.

Om productief en goed aan het werk te gaan tijdens school- of werktijden moeten we onszelf weer herladen. Dit doen we door voldoende te slapen (gemiddeld mens heeft ongeveer 8 uur slaap nodig) en door ontspanning op te zoeken. Denkt u bijvoorbeeld maar aan het spelen van een game, het kijken naar een film of het maken van een wandeling door de bossen of in uw omgeving.

Wanneer u teveel werkt dan raakt u uitgeput en is de kans op een burn-out groter waarbij de gevolgen erg groot zijn. Heeft u teveel vrije tijd dan vergaard u geen kennis en kunt u zich ook niet zo goed op iets focussen.

Daarom is de juiste balans van groot belang. Hierbij kunt u gebruik maken van een agenda waarbij u de items, wat u moet doen, inplant per dag. Dit helpt als een rode leidraad door de dag heen en kunt u gefocust zijn op de juiste dingen die gebeuren moeten.

Stel (de juiste) doelen

Wat is uw doel?, wat wil u graag bereiken? en waar wordt u enthousiast en geïnspireerd door? Om deze vragen aandachtig en goed over na te denken weet u waar u naar toe wil en kunt u daarvoor een stappenplan maken. Welke stappen kan ik vandaag, morgen of deze week zetten om dat doel, wat u over een x periode wil bereiken, behalen?

Stel u wil leren fotograferen. Daarvoor heeft u natuurlijk een fototoestel nodig, moet u de basisprincipes weten hoe fotografie werkt en moet u composities weten te maken. Daarbij is het dank bijvoorbeeld ook belangrijk om te weten hoe u uw foto’s het beste kunt bewerken. Dit hoeft u natuurlijk niet allemaal in een week of in een maand te leren, maar het is wel belangrijk om het vak fotografie te begrijpen, te weten hoe alles werkt en hoe u daarmee aan de slag kunt gaan met het maken van foto’s door u.

Haal alles eruit wat erin zit

Misschien dat deze tips haaks staat op de voorgaande tips die ik u had gegeven. Maar zorg ervoor dat u alles eruit haalt wat u eruit kan halen. De mens is zo gebouwd dat wij een bepaald instinct en werkvermogen hebben. Het interessante daarvan is is dat de mens niet tot het uiterste gaat maar de dingen doet zodat het probleem is opgelost.

Wanneer een boom gaat groeien, dan groeit de boom volledig, zo groot mogelijk en zal er alles eraan doen om te willen overleven. Dit moet eigenlijk de mens ook gaan doen. Haal alles uit een project, uit een hoorcollege en uit de dag om te bouwen aan de toekomst. Want wat u vandaag de dag allemaal kunt vervullen hoeft u morgen niet meer te doen.

Eigenlijk komt het hierop neer dat u niet gaat voor de zogeheten zesjes cultuur wat vaak op de middelbare school gebeurd. Maar zorg dat u voor de echte impact gaat. Dan zult u zeker op ten duur het effect daarvan terugvinden binnen uw huidige werkomgeving en leven.

Conclusie

U doet er dus goed aan om alles goed in te plannen en bij te houden. Zo zorgt u ervoor dat u het overzicht behoud en dat u alles op tijd af heeft. Niet alle tips hoeven voor u van toepassing te zijn. Misschien organiseert u alles goed maar plant u niet de extra tijd in uw agenda. Daarom raad ik u aan om te kijken welke tips er bij u van toepassing zijn. Zo hoop ik dat u een expert wordt in het time management. Mocht u nog een goede tip hebben, laat die gerust achter in de reacties!

Tags: