Wat is een evenementenorganisatie?

Achter ieder evenement, festival of concert schuilt een organisatie achter. Deze organisatie wordt in dit geval een evenementenorganisatie genoemd. Maar wat doet een evenementenorganisatie eigenlijk? In dit artikel leg ik uit wat een evenementenorganisatie en wat een evenementenorganisatie doet.

 

Wat is een evenementenorganisatie?

Een evenementenorganisatie houdt zich voornamelijk bezig met het organiseren van een evenement. Dit evenement kan bestaan uit uiteenlopende richtingen. Denkt u bijvoorbeeld aan trouwerijen, beurzen, concerten, festivals of zakelijke evenementen. In het artikel Wat voor soorten evenementen zijn er? leg ik uit wat voor soorten evenementen er eigenlijk allemaal er zijn.

 

Binnen een evenementenorganisatie worden verschillende taken verdeeld. Zo is er een projectleider (of voorzitter) aanwezig die het project coördineert, er is iemand zie zorg draagt voor de marketing en communicatie (soms ook wel public relations genoemd), er zijn mensen die zorg dragen voor de programmering (programmeur) van wanneer welke artiest optreedt en er is iemand aanwezig die zorg draagt voor het financiële aspect, bijvoorbeeld over de financiën en sponsoren.

 

Vroeger was er vaak één vast team aanwezig die samenwerkt aan deze evenementen. Tegenwoordig wordt er veel gewerkt op ZZP-basis of als Freelancer. Hierdoor worden de krachten en kennis gebundeld wat voor een beter resultaat kan zorgen voor de algehele organisatie van het evenement.

 

Wat doet een evenementenorganisatie?

Zoals eerder al beschreven zijn evenementenorganisatie samengesteld op basis van verschillende rollen binnen de organisatie die elkaar aanvullen met hun eigen kwaliteiten en kennis op het gebied van het betreffende onderdeel.

 

Het algemene doel van een evenementenorganisatie is om u, als bezoeker, een mooie beleving te geven tijdens een evenement, festival of concert. Om dit goed te regelen zijn er verschillende dingen nodig dat van ten voren afgesproken moet zijn. Denkt u bijvoorbeeld maar aan:

 

    • Locaties
    • Crew (presentators, artiesten, vrijwilligers, vakmensen)
    • Programmering en logistiek
    • Contacten met hulpdiensten (Brandweer, Politie, Ambulance, Beveiliging)
    • Vergunningen (vooral wanneer het in de stad plaats vindt)
    • Calamiteitenplannen (slecht weer, maar ook als er iets gebeurt op of rondom het terrein)
    • Projectmanagement en het halen van deadlines
    • Verzekeringen mocht er toch dingen stuk gaan of het evenement afgelast moeten worden

 

De taken die hierboven staan zijn nog maar een begin van de dingen dat een evenementenorganisatie allemaal verzorgt. U kunt daarbij vast bedenken dat het onderdeel zijn van een evenementenorganisatie een vak zelf is en dat u daarvoor de kennis in huis voor moet hebben. Zowel voor uw organisatie als voor het succes van uw evenement. Daarom raad ik u aan, mocht u een groot evenement willen organiseren, om goed na te denken of u de kennis zelf in huis heeft of dat u toch een professioneel event manager in wil huren om zorg te dragen voor uw succes van uw evenement.

Bijgewerkt op door