Zo geeft u uw event carrière een boost

75th years old Julio Iglesias in Ahoy Rotterdam 2019 50th Anniversary world tour

Zo geeft u uw event carrière een boost

Eigenlijk is het vak event management mijn core business als persoon. Dit was de eerste opleiding die ik had gevolgd waarna ik mijn specialiteit ging maken door de opleiding Media & Entertainment Management. Tijdens mijn eerste opleiding heb ik ruim 100 evenementen georganiseerd in 4 jaar tijd, waardoor ik eigenlijk niet stil heb gezeten. In dit artikel deel ik mijn 12 waardevolle tips met u zodat u succesvol kunt zijn met uw event management carrière.

Wat is eigenlijk event management?

Event management is de benaming voor een organisatie dat een evenement, concert of festival organiseert. Dit kan gebeuren op zakelijk gebied maar ook voor de gewone consument. Het doel daarbij is afhankelijk van het resultaat wat de organisatie wil behalen. Bijvoorbeeld welke sfeer wil men neerzetten, wat voor catering willen we hebben, welke decoratie willen we hebben en hoe is onze programmering van het evenement.

Bij het organiseren van een evenement komen verschillende personen bijeen. Bijvoorbeeld van de marketing- en communicatieafdeling, de public relations, financiën, programmering, vrijwilligers of voor de algehele coördinatie. Het is echter wel afhankelijk van hoe groot de evenementenorganisatie is. Is deze groot, dan kunnen deze functies onderverdeeld zijn bij meerdere personen. In andere gevallen kunnen sommige mensen dubbele functies uitvoeren.

Tijdens het organiseren worden er zes kenmerken. Het eerste is beheren. Hierbij gaat het om het bijhouden van de contacten, het uitvoeren van de planning, het op orde maken van de administratie of om operationele taken. Daarna is het creatieve kader. Wat voor soort concept wordt er gemaakt en past dit binnen de wensen en behoefte van de klant. Het is dan goed om te kijken naar de omgeving van waar het evenement plaats kan vinden. De omgeving van het evenement heeft een belangrijke positie als het gaat om de sfeer. Tijdelijke karakter is voor veel organisaties een probleem. Hoe gaat men om met de bezetting van het personeel. Vaak wordt het organiseren van een evenement uitbesteed aan een organisatie of er wordt extra personeel ingehuurd. Als vijfde kenmerk is het de uniek karakter. Met dit unieke karakter is het de bedoeling dat alle onderdelen die bij het evenement samen komen. Ieder evenement is uniek en kan niet met elkaar vergeleken worden. Wanneer dit klaar is kan het evenement live gaan, oftewel uitgevoerd worden. Dit begint bij grote evenementen enkele dagen van ten voren en enkele dagen achteraf. Natuurlijk zijn er ook genoeg evenementen waar alles op één dag georganiseerd kan worden zonder dat er opbouw en afbouw dagen aan te pas komen.

 

Geef uzelf een boost binnen het event management

Het is belangrijk, zeker in deze tijd waarbij het internet de overhand lijkt te nemen, dat u werkt aan uzelf en aan uw kennis. Daarom heb ik 12 waardevolle tips vanuit mijn ervaring opgeschreven en uitgewerkt zodat u van mijn ervaringen kunt leren.

Manier 1: Leercurve omarmen

Het is erg raadzaam dat u de leercurve kunt omarmen en ook leert te omarmen. Er is niks mooiers, althans vind ik, om tijdens het werk te leren van de bedrijfscultuur, van het organiseren van evenementen en om te leren van de fouten die u maakt tijdens het werk. Door het maximale uit uzelf te halen raad ik u van harte aan om de leercurve te omarmen zodat u snel kunt leren.

Wanneer u het kalm aan doet, dan zal u op een later moment het erg zwaar krijgen. Dit komt omdat u dan opeens (misschien een verplichting vanuit uw werk), bepaalde kennis of ervaring moet opdoen. Hierdoor kan u in de stress schieten of in paniek raken wat weer grote gevolgen kan hebben.

Daarom raad ik u aan om een manier te bedenken dat u consequent leert. Bijvoorbeeld over het organiseren van evenementen, hoe om te gaan met niet betalende klanten of bedrijven of het marketinggedeelte van een evenement.

Op deze manier houdt u uw kennis op pijl en leert u tijdens het werk te leren van alles wat er om u heen gebeurt. Dit kan u veranderen van een doorgaans event manager is een goede en kwalitatieve event manager. Het is maar net wat u zelf met dit vak wil gaan doen.

Manier 2: Leer meer over het vak

Toen ik net begin met de opleiding event management was ik erg enthousiast. Er ging een wereld voor mij open waardoor ik veel kennis en ervaring op deed. Daarbij kwam ik in aanraking met uiteenlopende bedrijven vanuit het vak event management wat mijn interesse had gewekt.

Hierdoor ging ik mijzelf verdiepen in de verschillende onderdelen binnen het event management. Wat doet een goede event manager eigenlijk, wat is een artiestenmanager en wat verzorgt deze persoon eigenlijk allemaal of hoe wordt de marketing en communicatie van een evenement of festival gedaan.

Door deze onderdelen kreeg ik nieuwe kennis over het vak en werd ik erg enthousiast om daarmee bezig te gaan. Daarom raad ik u van harte aan om de kennisbank in te duiken om zoveel mogelijk kennis op te doen uit het vak event management. Nieuwe kennis opdoen is nooit verkeerd en kan net dat ene voordeel zijn ten opzichte van uw concurrent.

Ik ben onlangs gestart met mijn evenementen kennisbank. In deze kennisbank kunt u basisbegrippen terugvinden die veel voorkomen binnen het event management. Heeft u nog begrippen die u niet goed kent en graag uitgewerkt wil hebben, stuur mij dan een bericht. Dan zal ik zorgen dat dit toegevoegd wordt aan mijn kennisbank zodat u en vele andere daarvan kunnen leren.

Manier 3: Zorg voor goede veiligheid

Hiermee bedoel ik niet de beveiliging voor op uw evenement of festival. Hiermee bedoel ik het voor uzelf. Toen ik de opleiding event management volgde had ik voor mijzelf de vraag gesteld: Wat nu als ik straks 50 jaar ben en ik niet meer fysiek in staat zou zijn om een evenement te organiseren, wat dan?

Deze vraag had ik toen beantwoord met mijn volgende beslissing die voor mij vandaag de dag erg waardevol is geworden. Ik besloot mij, naast het organiseren van evenementen, te richten op het tekenen in 2D en 3D, het uitvoeren van marketingactiviteiten en het beheren en aanpassen van websites. Op deze manier kon ik altijd daarop terugvallen mocht er iets onverwachts gaan gebeuren.

Vandaag de dag zijn deze onderdelen, die ik jaren geleden heb geleerd, een waardevolle ontwikkeling voor mij geweest. Zo beheer ik vandaag de dag verschillende websites en beheer ik diverse Instagram accounts die de boodschap uitstralen naar de gewenste doelgroep.

Ik zou u graag willen aanraden om na te denken over de vraag: Wat als…. Hierdoor kan uzelf een veiligheid inbouwen waardoor u snel kunt schakelen mocht er in uw huidige beroep iets tegenzitten. Dit is zeer zeker aan te raden voor fysiek zware beroepen zoals in de bouw, in het event management of tijdens het uitvoeren van het artiestenmanagement.

Loop Leeuwarden 2018

Manier 4: Bouw een sterke band op met de organisatie

Het belangrijkste voor een event management is dat het één team is die de neuzen dezelfde kant op hebben staan. Is dit niet het geval, dan is de kans van slagen van het evenement erg lastig, maar echter niet onhaalbaar. Maar het is toch veel leuker als u een goede tijd heeft binnen het organisatieteam?

Daarom raad ik u van harte aan om een goed samengewerkt team te worden. Natuurlijk hoeft u niet dagelijks of wekelijks bij elkaar over de vloer te komen. Maar het is wel belangrijk dat u goed overweg kunt met uw teamgenoten binnen de evenementenorganisatie en dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

Kies daarbij erg zorgvuldig wie wat gaat doen. Gebruik daarvoor ieder zijn of haar kwaliteiten om het juiste onderdeel uit te gaan voeren. Het zou zonder zijn wanneer iemand die veel kennis heeft van websites opeens een blogbericht gaat schrijven of dat diegene zich bezig houdt met de marketingafdeling.

Manier 5: Deel uw kennis

Ik vind het persoonlijk erg interessant om op de achtergrond, bijvoorbeeld tijdens een vergadering of bij een bijeenkomst, mensen te analyseren zodat ik weet wie ik tegenover mij heb staan. Dit is echter alleen over het gedrag dat iemand laat zien, maar dat kan veel zeggen over de manier hoe deze persoon zou zijn bij het uitvoeren van een taak binnen het artiestenmanagement.

Ik heb bijvoorbeeld tijdens mijn vorige opleiding mijn kennis laten zien en dat ik veel kennis wilde gaan opdoen. Hierdoor vroeg bijna iedereen aan mij hoe de regels in elkaar zat of hoe iemand het beste iets kon aanpakken. Dit geeft u al een extra boost omdat iemand daarmee aangeeft dat u kennis in huis heeft wat iemand anders mist.

Dit heb ik ook gedaan op mijn eigen website, waar u nu dit artikel op aan het lezen bent. Hierdoor onderscheidt u zich van de concurrent waardoor u aangeeft dat u kennis heeft van de dingen wat u aan het doen bent. Daarnaast vind ik het persoonlijk erg motiverend om mijn kennis te delen met andere mensen. Bijvoorbeeld in mijn kennisbank of door mijn (hopelijk informatieve) blogs.

Wanneer u dit gaat doen op uw eigen website dan weet ik zeker dat u na verloop van tijd veel meer mensen gaat aantrekken. Dit kan weer leiden in nieuwe samenwerkingen en in nieuwe kansen die op uw eigen pad kunnen komen. Voor mij was het schrijven van de kennisbanken eerst een onzeker iets waarvan ik niet precies wist of dit een succes zou gaan worden. Al bleek het vrij snel het tegenovergestelde te zijn. Ik ontving positieve reacties hierover wat mij weer de kracht, motivatie en inspiratie gaf om door te gaan. Uiteindelijk heeft dit ook weer geresulteerd in een aantal mooie opdrachten waarvan ik enkele al inmiddels al heb afgerond.

Manier 6: Werk aan uw ervaringen

Het belangrijkste is om ervaring op te bouwen. Toen ik voor het eerst student werd (tijdens mijn vorige opleiding) zag ik dat veel studiegenoten uitgingen naar clubs in Leeuwarden. Dit is natuurlijk erg goed en leuk om te doen, zolang u daar plezier van heeft. Maar voor mij was dit niet een grote uitdaging.

Ik ging bijvoorbeeld op de donderdag-, vrijdag- en zaterdagavond leren over bepaalde onderdelen wat voor mij interessant was om te doen. Bijvoorbeeld het leren over hoe een website in elkaar steekt en hoe de techniek daarachter is ontwikkeld. Dit heeft erin gezorgd dat ik vandaag de dag weet hoe ik HTML, CSS en PHP moet coderen. Deze kennis gebruik ik vandaag de dag nog steeds om websites te maken en te beheren.

Daarnaast deed ik veel vrijwilligerswerk door het hele land. Zo heb ik bijvoorbeeld meegeholpen tijdens het Veed Awars (voorheen Veed Festival), Bevrijdingsfestival Wageningen, Feria de Amsterdam, Proud Event (met de Blue Devils International) of bijvoorbeeld tijdens het concert van het Tzahal orkest (Israëlisch legerorkest).

Deze ervaring die ik tijdens al deze evenementen heb opgedaan hebben mij gemaakt tot de persoon die ik vandaag ben. Niemand kan deze ervaring meer afnemen en zal deze ervaring meenemen in toekomstige projecten.

Daarom raad ik u graag aan om zoveel mogelijk ervaring op te doen als u kan. Het is nooit te laat om iets nieuws te leren of om aan uw eigen vaardigheden te werken. U weet tenslotte nooit waar het allemaal goed voor zou kunnen zijn!

Promised Land 2015

Manier 7: Word egoïstisch (niet over de top)

Ik bedoel dit niet op een negatieve manier, maar soms is het wel goed om iets egoïstisch te zijn. Vooral wanneer er mensen zijn die zichzelf op de eerste plek kiezen. Hierdoor blijven de iets minder leuke klussen vaak liggen die u da zou moeten verzorgen.

Daarom raad ik u aan om voor uzelf op te komen. Wil u bijvoorbeeld leren hoe de marketing wordt toegepast binnen het event management, zegt dit dan tegen uw leidinggevende of tegen de teamleden waarmee u samenwerkt. Zo weet iedereen wat u graag wil doen en kunnen, afhankelijk hoe ver dit mogelijk is, daarmee rekening mee houden.

Ook raad ik u aan om een systeem te creëren waarin u alles bijhoudt wat u moet gaan doen en wat u via de e-mail heeft verstuurd. Dit klinkt misschien onlogisch of onhandig, maar het zal u zeker helpen om de controle te krijgen over uw eigen zaken en over uw eigen workflow. Op die manier kunt u, wanneer dat nodig is, een reminder naar iemand sturen als zij nog niet na één week op uw vraag hebben gereageerd. Altijd handig om zo de controle in uw eigen hand te krijgen!

Manier 8: Bouw een netwerk op

Het kan lastig zijn, maar netwerken hoort er echt erbij. In het event management is het vooral ons kent ons. Dit kunt u alleen bereiken door uzelf meerdere keren te laten zien en te laten weten dat u ook bestaat. Bijvoorbeeld door welke kwaliteiten u heeft, door welke kennis u heeft of op welke mogelijkheden u iemand kan helpen.

Een goed advies is om naar een seminar of congres te gaan over evenementen of over het vakgebied waarin u actief bent of graag wil zijn. Daar komen vaak soortgenoten bij elkaar die hetzelfde uitvoeren als u dat doet. Op deze manier kunt u contactgegevens uitwisselen en werken aan uw toekomst. Naast dat u op een seminar of congres nieuwe kennis en trends meekrijgt die u dan weer bijvoorbeeld kunt toepassen op uw werk.

Manier 9: Kies uw specialiteit

Event management is een groot vakgebied waar vele mogelijkheden zijn. Denkt u maar eens als evenementenorganisator, vrijwilligerscoördinator, backstagemanager of als stagemanager.

Daarom raad ik u aan om goed na te gaan wat u graag binnen het event management wil gaan doen. Hierdoor kunt u gericht gaan werken aan uw kennis, ervaring en aan uw verantwoordelijkheden die daarbij horen. Het is daarbij wel goed om de basis te weten van alle andere functies. Hiermee heeft u toch wel in zekere zin contact mee wat weer een toegevoegde waarde kan zijn voor uw organisatie of voor uw als persoon binnen het event management.

Een ander voordeel hierbij is dat u zichzelf ook als deze functie kunt beschikbaar stellen aan andere evenementenorganisaties. Op deze manier zal u sneller gevraagd worden voor de betreffende functie zonder andere klussen de hoeven doen die u liever niet had willen doen. Dit voorkomt een hoop gestress en verveeling. Het is dan wel overigens een goede zaak om veel ervaring en kennis te hebben van uw functie binnen het event management.

Manier 10: Volg de trends

Het is een waardevolle eigenschap om de trends te volgen die te maken hebben met uw branche en met uw beroep. Op deze manier weet u wat er speelt en kunt u dit vroegtijdig bijvoorbeeld toepassen op uw werk.

Op deze manier zorgt u ervoor dat u weet waarover u praat, dat u graag verder wil leren en dat u de trends graag wil volgen die van toepassing zijn op uw werk. Dit kan een extra stap zijn ten opzichte van uw concurrent. Bijvoorbeeld handig wanneer u gaat solliciteren of wanneer een hogere functie beschikbaar komt binnen uw organisatie waar u wel interesse in heeft maar uw collega ook die hetzelfde werk verricht.

Hierbij kunt u bijvoorbeeld kijken naar kennisbanken, naar internationale branche organisaties of naar evenementenorganisaties in het buitenland hoe zij bijvoorbeeld een evenement organiseren. Hier kan u, bijvoorbeeld op het gebied van cultuur, nog het een en ander iets van leren. U weet ten slotte niet waar het misschien goed voor zou zijn in de (nabije) toekomst.

Brand management strategie

Manier 11: Daag uzelf uit

Het is belangrijk dat u het niet te makkelijk voor uzelf maakt. Het kiezen van de makkelijkste weg is altijd erg eenvoudig waar u weinig voor hoeft te doen. Het wordt pas interessanter wanneer u ervoor kiest om uzelf uit te dagen. Zo daagde ik mij is een keer uit om drie verschillende evenementen te organiseren in één week tijd. Dit koste veel energie en tijd, maar de ervaring en de vaardigheden die ik daarmee had opgebouwd waren erg waardevol waardoor ik dit nog steeds kan toepassen vandaag de dag op mijn dagelijkse leven en in mijn werkveld.

Daarom zou ik u graag willen aanbevelen om uzelf uit te dagen. Dit kunt u doen door doelen te stellen en uzelf aan een challenge te laten meedoen. Bijvoorbeeld aan het project 365, waar ik het laatst erover had in het artikel Waarom is het belangrijk om creatief te zijn voor grafisch vormgeving

Link naar artikel

Manier 12: Relax en geniet

Last but not least, geniet van de dingen die u doet en relax met regelmaat. Ik zeg niet dat u alleen maar moet relaxen, omdat het wel hard werken is. Maar wat is er mooier dan een project waar u maanden aan heeft gewerkt uiteindelijk daar ter plekke af ziet en kunt genieten van alle mensen die daar vrolijk van worden.

Dit heb ik al vele malen meegemaakt wat voor mij altijd weer een energie boost geeft om door te gaan. Een echte motivator wat mij betreft, wat ik zeker aan u aanraad om ook toe te passen op uw leven en werk!

Conclusie

Concluderend kunnen we dus zeggen dat event management een interessant en uitdagend vakgebied is. Het is wel belangrijk dat u weet wat u graag wil gaan doen binnen dit vakgebied en hoe u daar wil gaan komen. Want zonder een goed plan zal het zeker lastiger gaan dan wanneer u met een plan bezig gaat. Uiteindelijk is het belangrijk dat u iets doet wat u graag met passie en liefde wil gaan doen. Op die manier zal u zeker gegarandeerd zijn van een mooie werkperiode en van succes!



 

Volg MJB Events PR op Instagram