Het organiseren van evenementen is voor velen een hele klus. U heeft bijvoorbeeld te maken met de aanvraag van vereiste vergunningen bij diverse instanties, eisen vanuit de wet, er moet een programmering komen en het dient ook nog allemaal geheel financieel dekkend zijn.
Tijdens het organiseren van evenementen heeft u een goed team nodig, bestaande uit personen, die ieder op zich verantwoordelijk is voor het eigen gedeelte binnen de organisatie. Zo heeft u onder meer iemand voor de financiën, voor de Public Relations, voor de programmering en natuurlijk iemand voor de vrijwilligersorganisatie.
Het is daarbij om het even welk evenement het organiseren betreft als concerten, festivals, congressen of open dagen. U krijgt er altijd wel weer mee te maken. De ene keer iets meer van het ene, de andere keer iets meer van het andere.
Mijn ervaringen
Om even een voorbeeld te noemen. In de afgelopen jaren heb ik onder andere de voorronde van de Kleine Prijs van Friesland, Straatfestival Harlingen, Cultuurdag van het Friesland College en Flamenco Passion mede mogen organiseren. Elk evenement of festival heeft een eigen werkwijze en een andere aanpak nodig, toch de basis in het organiseren blijft hetzelfde.
Zodra alle losse onderdelen goed tot één geheel gevormd zijn krijgt een evenement de sfeer zoals het bedoeld is. Kijkt u maar eens naar evenementen zoals Welcome to the Village, Oerol, Eurosonic – Noorderslag en The Tall Ships Races Harlingen met elk een totaal andere sfeer, die door de bezoeker en door mij als mede-uitvoerende zeker geproefd kon worden. Een tevreden bezoeker en een evenement waar je vol enthousiasme op terug kunt kijken is per slot van rekening waar het allemaal om draait.
Bij de voorbereidingen en uitvoering van een evenement werkt u natuurlijk ook in nauw contact met andere facilitaire bedrijven, met mensen uit het werkveld en in mijn geval met artiesten, zoals Admiral Freebee, Kim Janssen, Lisa Lois, Iris Kroes of het Pasveerkorps uit Leeuwarden.
En uiteraard zult u weleens tegen problemen aanlopen of zijn er verbeterpuntjes voor een volgende keer. Het streven moet daarom altijd zijn om deze in een zo vroeg mogelijk stadium te kunnen herkennen en verhelpen met als doel dat de voorbereiding van ieder volgend evenement nog beter zal verlopen.
Hoe kan ik u helpen?
Graag help of adviseer ik u bij het organiseren en uitvoeren van evenementen. Het belangrijkste daarbij is natuurlijk te weten natuurlijk wat uw eisen zijn aan het evenement en welke uitstraling u in gedacht had. Zodra dit bekend is kan er een begroting worden gemaakt tezamen met een projectplan. Aldus de manier van aanpak.
Zoals hierboven vermeld moet er iemand komen die de programmering verzorgd, die de Public Relations (PR) verzorgd, die de vrijwilligersorganisatie voor zijn of haar rekening neemt en er moeten ook een aantal documenten worden gemaakt. U kunt bijvoorbeeld denken aan een calamiteitenplan betreffende een noodgeval, een draaiboek met alle planningen en informatie en zoals eerder genoemd de aanvraag van vergunningen bij de diverse instanties. Uiteraard kan ik u bij al deze facetten van dienst zijn.
Natuurlijk is het ook mogelijk dat ik u ondersteun bij een specifiek onderdeel. Bijvoorbeeld als u geen tijd vrij kunt maken in het verzorgen van de Public Relations of wanneer u een calamiteitenplan moet opstellen en u geen idee hebt hoe dit aan te pakken. Graag help ik u verder en denk ik enthousiast met u mee in het concept naar succes!
Neem gelijk contact op!
Heeft u toch nog een vraag of wilt u meer informatie ontvangen? Neem dan gerust contact met mij op via het onderstaande contactformulier. Mijn streven is om zo snel mogelijk te reageren op uw bericht.
