Geef je bezoekers een vragenlijst voor waardevolle feedback

Geef je bezoekers een vragenlijst voor waardevolle feedback

Als evenementenorganisatie is het belangrijk om goed te evalueren wat allemaal goed ging en wat een volgende keer beter zou moeten. Dit geld zowel binnen de organisatie als met de stakeholders. De belangrijkste feedback dat je kan krijgen is de feedback vanuit de bezoekers die in sommige gevallen veel betalen voor een toegangskaartje. Met deze adviezen die ik in dit artikel deel krijg je waardevolle feedback zodat je de volgende editie nog beter kunt gaan organiseren.

Wat is feedback?

Feedback is eigenlijk de terugkoppeling van iemand, van een bedrijf of van een groep over een proces dat is gegaan. Eigenlijk over alles om ons heen kunnen feedback over geven. In de meeste gevallen wordt er een cyclus uitgevoerd.

Allereerst heeft de gebruiker zijn of haar eigen input, bijvoorbeeld de beslissing om een kaartje te kopen voor een festival of voor een evenement. Het bestelling proces en het evenement of festival zelf behoren tot het proces. Is het proces makkelijk verlopen, kwamen er problemen naar boven tijdens het bestellen van tickets en hoe was het evenement zelf. Was de beveiliging bijvoorbeeld te streng of was het weer (externe factor) niet goed voor het evenement of festival.

De uitkomst wordt hierbij de output genoemd. Dit is het resultaat (eigenlijk de ervaring) over het volledige proces. Deze output is dan voor de meeste bedrijven en organisaties erg belangrijk om te achterhalen. Deze output, oftewel de feedback, zal als basis dienen voor de volgende editie van een evenement of festival.

Om de juiste feedback te achterhalen is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. In dit artikel geef ik je 25 verschillende tips die je zullen helpen om de juiste feedback te laten geven. Daarnaast geef ik nog enkele waardevolle tools die je zullen helpen met het verzamelen van deze data vanuit jouw partners en bezoekers van jouw evenement of festival.

Deze tips helpen je om de juiste feedback te ontvangen

De juiste vraag stellen is erg belangrijk, maar kan ook zeker erg moeilijk zijn bij het opstellen van jouw vragenlijst voor jouw partners en bezoekers van jouw evenement of festival. Daarom help ik je door 25 tips te delen. Laten we daarom dan ook snel beginnen!

Tip 1: Kort en bondig

Er gaat eigenlijk geen week voorbij of ik zie in mijn e-mail, op Facebook en op LinkedIn een vragenlijst voorbij komen die ik in zou moeten vullen. We worden overladen door het geven van feedback over producten of diensten die wij hebben gekocht of die wij gebruiken.

Daarom raad ik je aan om de enquête kort en bondig te houden. Wanneer de enquête niet kort en bondig is, dan zullen veel mensen afhaken omdat de enquête te lang is. Daarom raad ik je aan om alleen datgene te vragen wat je echt wil weten. Meer daarover lees je bij tip 19.

Tip 2: Start met een algemene vraag

Personen die een enquête voorgeschoteld krijgen zullen gelijk afhaken wanneer de eerste vraag te lastig is om te begrijpen of gelijk binnen komt met een specifieke vraag zonder daar eerst naar toe gewerkt te hebben.

Daarom is het belangrijk om eerst een algemenere vraag te stellen. Bijvoorbeeld wat vond je van de locatie waar het evenement plaatsvond of op de schaal van 1 tot 10, wat vond je van de evenementen dag? Door deze vraag te stellen worden de lezers gemotiveerd en zullen sneller geneigd zijn om de enquête te doorlopen.

Tip 3: Vraag persoonlijke gegevens altijd als laatste

Wanneer je gelijk begint met persoonlijke vragen, zoals leeftijd, woonplaats of geslacht, dan zullen mensen gelijk denken dat het meer gaat om de persoonlijke gegevens dan om de feedback die deze gebruikers hebben.

Daarom raad ik je aan om persoonlijke gegevens te bewaren voor het laatst. Mensen hebben dan al de vragenlijst ingevuld en vinden het daardoor moeilijker om de vragenlijst af te sluiten.

Let er wel erop dat je goed nadenkt over welke gegevens je graag wil verzamelen en wat je met deze gegevens gaat doen. Het is slim om te zeggen dat het alleen intern wordt gebruikt en dat de gegevens worden geanonimiseerd. Dit voorkomt eventuele gevolgen die later kunnen voordoen.

Tip 4: Klanttevredenheid is de eerste (paar) vragen

Wanneer de enquête te lang is dan zullen mensen de enquête gaan afraffelen met als gevolg dat de data verkeerd weergegeven gaat worden. Daarom raad ik je van harte aan om de belangrijkste vragen, zoals over de klanttevredenheid, als eerste te stellen. In deze fase van de enquête zijn mensen vaak nog serieus en zullen daardoor waardevollere informatie delen met jou als organisatie.

Tip 5: Beperk de hoeveelheid open vragen

Open vragen kunnen waardevolle informatie bevatten, maar kunnen lastig te generaliseren zijn. Daarom raad ik je aan om de hoeveelheid open vragen te beperken tot een geringe hoeveelheid vragen.

Dit helpt niet alleen jou als ontvanger van de feedback om de data te interpreteren, maar helpt de bezoeker ook om sneller en eenvoudiger de enquête te doorlopen. Op deze manier draagt de bezoeker bij aan jouw vraag om feedback te ontvangen en kan je als evenementenorganisatie deze feedback gebruiken om jouw evenement voor de volgende keer beter te organiseren.

Tip 6: Maak schaalvragen altijd van 1-10 (inclusief de betekenis)

Wanneer je gebruik maakt van schalen in jouw enquête, dan raad ik je aan om een schaal te gebruiken van 1 tot en met 10. Daarbij is 1 dan heel slecht en 10 heel goed. Op deze manier is het gemiddelde beter te berekenen en kan je eenvoudiger de cijfers koppelen aan het onderwerp waarover de schaalvraag gaat.

Tip 7: Vraag om de motivatie

In sommige gevallen is het erg handig, vooral wanneer het evenement voor een kleinere schaal mensen wordt georganiseerd, om de motivatie te achterhalen van de bezoekers. Hierdoor krijg je de motivatie te weten waarom men van iets vindt. Ook al krijg je een 7 voor de decoratie, dan weet je bijvoorbeeld niet wat juist goed en wat juist slecht was aan deze decoratie.

Door de motivatie op deze manier te vragen weet je waar je een volgende keer aan zou moeten werken. Ook weet je wat je eigenlijk zo moet laten en kan je daarmee goed van start bij het organiseren van een volgend evenement.

Tip 8: Wat vonden de bezoekers het leukst of het slechts?

Dit is een standaardvraag, maar kan wel waardevol zijn voor jou als evenementenorganisatie. Door de vraag te stellen wat juist leuk en wat juist niet leuk was aan het evenement meet je eigenlijk al een beetje de mening van de bezoeker over de dag zelf. Wanneer meerdere mensen vinden dat een bepaalde activiteit niet thuis hoorde op het evenement, dan kan je besluiten om dit weg te laten bij een volgende editie. Bij tip 23 heb ik hier nog een toevoeging op dat voor nog meer waarde zal gaan zorgen.

Tip 9: Hoe is de bezoeker op de hoogte gekomen van het evenement of festival

Dit is een interessante vraag, mede doordat (bijna) iedereen over toegang tot heeft. Misschien heeft de ene bezoeker jouw evenement gezien op Facebook terwijl dat de andere bezoeker het te horen heeft gekregen via een collega op WhatsApp.

Door deze vraag te stellen weet je waar de bezoekers uiteindelijk vandaan komen die uiteindelijk een ticket hebben gekocht op jouw website van jouw evenement. Deze informatie kan je bijvoorbeeld gebruiken voor marketingdoeleinden voor een volgend evenement. Als blijkt dat de meeste bezoekers op de hoogte zijn gebracht via een bericht op Instagram, dan zou Instagram wellicht een goede basis zijn om de marketing op de baseren voor een volgende editie.

Tip 10: Verwachtingen

Vraag de bezoeker ook of het evenement voldeed aan de verwachtingen die iemand van ten voren had. Dit kan je dan realiseren door een vervolgvraag in te stellen om daadwerkelijk aan de motivatie van de bezoeker te komen.

Deze feedback kan dan weer waardevol zijn bij het organiseren van een nieuwe editie van het evenement in de toekomst. Zo kan je bijvoorbeeld besluiten om de locatie te veranderen wanneer blijkt dat de meeste mensen een andere verwachting hadden met de locatie van waar het evenement of festival zou gaan plaatsvinden.

Tip 11: Zouden ze het aanbevelen aan anderen?

Eigenlijk kan dit nog een extra vervolgvraag zijn op de voorgaande vraag. Wanneer men positief is over het evenement, dan kan worden gevraagd waarom het evenement zou worden aanbevolen aan kennissen, collega’s of familieleden. Hetzelfde geld ervoor als men niet het evenement zou gaan aanbevelen.

Door deze informatie te ontvangen kan je daar aan werken voor een volgende editie. Door deze vraag bij iedere editie te stellen kan je achterhalen of je op de goede weg bent of dat er toch hier en daar aan het evenement gesleuteld zou moeten worden.

Tip 12: Hoe vond jij de organisatie van het evenement?

Een belangrijke vraag wanneer je intern een enquête laat rondgaan. Door deze vraag anoniem te stellen kan je eerlijke feedback krijgen. Dit kan je weer gebruiken om toekomstige evenementen beter te organiseren. Dit is vooral belangrijk wanneer je met regelmaat samenwerkt met hetzelfde team of met dezelfde personen vanuit de organisatie. Meer over de enquêtes deel ik met je in tip 20.

Tip 13: Programmering

Een belangrijke vraag wanneer je een evenement organiseert. Het is belangrijk om na te gaan of de programmering goed was. Ik bedoel hierbij niet de personen die worden ingezet om een presentatie te geven of de artiesten die een optreden geven. Maar meer op het gebied van de tijdsplanning, over de tijd tussen de programmering en de hoeveelheid podia dat gebruikt wordt (als er meerdere locaties binnen het evenemententerrein zijn).

Tip 14: Locatie

Een belangrijke vraag over de ligging van de locatie waar het evenement wordt gehouden. Het is belangrijk om te achterhalen of de locatie paste bij het evenement en dat deze locatie niet ergens buiten de omgeving lag.

Hierdoor kan je als evenementenorganisatie goed achterhalen of nagedacht moet worden voor een centraler gelegen locatie waar je het evenement kan laten plaatsvinden.

Tip 15: Eten en drinken

Ieder evenement heeft eigenlijk wel eten en drinken op het terrein staan. Dit is natuurlijk afhankelijk van de locatie waar het evenement wordt gehouden. In de afgelopen jaren is de belevenis van de bezoeker steeds belangrijkrijker geworden waardoor er meer thema gericht gewerkt wordt.

Dit betekent bijvoorbeeld dat er op een Spaans evenement geen patatkraam komt te staan, maar dat er eten en drinken komt dat gerelateerd is aan Spanje. Om dit goed te onderzoeken kan je de bezoekers vragen of zij de eet- en drinkgelegenheden vonden passen bij het evenement.

Tip 16: Sfeer van het evenement

Een belangrijk element van een evenement is de sfeer. Je kan een goede programmering hebben, de beste locatie gekozen hebben en de beste decoratie ingezet hebben. Als de sfeer niet goed is, dan zullen de bezoekers minder enthousiast zijn dan dat eigenlijk van oorsprong de bedoeling is.

Vraag goed naar de mening van de bezoeker over de sfeer. Bijvoorbeeld hoe zij de sfeer hebben beleefd, wat ze prettig vonden of wat juist een volgende keer beter kon. Mensen die graag naar een evenement gaan voor de programmering en die minder alcohol drinken zullen zich minder op hun gemak voelen bij een evenement waar veel alcohol gedronken wordt.

Tip 17: Het bijwonen van een evenement

Een belangrijk element is het bijwonen van een evenement. Ik bedoel hierbij niet de bezoeker, maar of zij andere zoude aanmoedigen om ook het evenement een volgende keer te gaan bezoeken.

Wanneer dit het geval is, dan kan je vragen waarom ze juist wel of waarom juist niet het evenement zouden gaan aanbevelen aan anderen. Een belangrijk aspect is dan ook dat je zelf als evenementenorganisatie het evenemententerrein opgaan. In sommige gevallen, wat ik vroeger zelf wel heb meegemaakt, zag ik dingen die ik tijdens het evenement helemaal niet logisch vond. Op deze manier kom je dus achter dingen die je anders niet zou weten of met een beetje geluk pas zou weten vanuit de feedback dat je had ontvangen van jouw bezoekers.

Tip 18: Maak plaats voor opmerkingen

Iedere persoon heeft een eigen mening. Het is daarom belangrijk om in de enquête de gelegenheid te bieden om een opmerking toe te voegen. In dit veld kan de bezoeker zijn of haar opmerkingen kwijt over de punten waar nog niet over gesproken was, maar wat wel voor de organisatie belangrijk is om te weten. Denk bijvoorbeeld maar aan de parkeergelegenheid, over de hoeveelheid toiletten of over de eet- en drinkgelegenheden op het evenemententerrein.

Tip 19: Vraag geen overbodige informatie

Zoals aangegeven in tip 1 is het belangrijk om geen overbodige informatie te vragen. Bijvoorbeeld de vraag heeft u het evenement dit jaar bezocht hoef je eigenlijk niet te stellen. Vraag alleen de dingen die je graag wil weten vanuit jouw bezoeker. Hierdoor bespaar je de tijd en energie van jouw bezoeker die de enquête invult en het scheelt je ook tijd en energie in het interpreteren van de data vanuit de enquête.

Het is daarbij ook belangrijk dat je goed kijkt welke persoonlijke gegevens je vraagt van de bezoeker. Vragen die gaan over adresgegevens, over volledige namen of over e-mailadressen en telefoonnummers (die vaak verplicht zijn) worden in de meeste gevallen als overbodig gezien. Een enkele uitzondering is het aanbieden van de nieuwsbrief, maar dit is een optionele optie.

Tip 20: Maak meerdere enquêtes

Wat ik helaas veel zie is dat een enquête een verplichting is vanuit de projectleiders van een organisatie. Daarom wordt er in een middag één enquête gemaakt en deze verstuurd naar alle betrokkenen van het evenement.

Dit is zonde, want er valt meer uit te halen dan dat je denkt. Er zijn naast de bezoekers ook andere partijen aanwezig. Denk bijvoorbeeld maar aan partners, sponsoren, stakeholders, de bezoekers met diverse entreeprijzen en de mensen met een no-show.

Al deze groepen hebben verschillende doeleinden binnen een project. Het is daarom raadzaam om niet alleen een enquête te maken die algemeen is. Maak voor alle groepen die betrokken zijn met jouw evenement een aparte enquête en stem de vragen af op de betreffende groep. Alleen op deze manier kan je achterhalen wat men over het evenement vond. Misschien vond een leverancier (groep stakeholders) een bepaalde procedure lastig of overbodig. Door deze informatie kan je het proces voor een leverancier bijvoorbeeld aanpassen zodat de volgende keer een betere ervaring wordt gerealiseerd.

Tip 21: Deel de feedback

Het delen van feedback bedoel ik niet dat je alle resultaten openbaar deelt. In sommige situatie is het voor fondsen en stichtingen wenselijk om de evaluatie te ontvangen over de algemene punten wat uit de feedback is gebleken.

Met deze feedback kunnen deze fondsen en stichtingen ook hun procedure aanpassen op jouw evenement. Daarnaast is het voor alle partijen en personen belangrijk om deze feedback ook te ontvangen. Dit kan je dan mooi verwerken in een rapport wat weer als basis kan dienen voor jouw volgende evenement. Dit is eigenlijk een win-win situatie. Je hebt de feedback en de bezoeker (en alle betrokken partijen) hebben een beter evenement de volgende keer.

Tip 22: Kijk kritisch naar alle vragen

Ik had het onlangs nog in een enquête dat ik voor iemand controleerde. Het was een prima enquête die waardevolle feedback vroeg. Alleen stuitte ik op één woord. Dat woord was voor hen vakjargon (taal dat binnen een bepaald vak gebruikt wordt), maar ik was er helaas niet bekend mee wat voor mij een extra handeling was om de betekenis ervan op te zoeken.

Kijk daarom kritisch naar jouw enquête en denk daarbij goed na of degene die jouw enquête in gaat vullen ook wel bekend is met het betreffende woord. Door op deze manier erna te kijken kan je vroegtijdig de enquête aanpassen zodat deze in één keer goed verstuurd kan gaan worden. In tip 25 deel ik nog een andere tip die hier goed op aansluit.

Tip 23: Vraag om eventuele suggesties

Naast het beschikbaar stellen van een optie om opmerkingen toe te voegen (tip 18) is het belangrijk om ook suggesties te vragen. Op deze manier laat je het publiek meedenken met de organisatie van jouw evenement.

Dit kan weer voor extra binding zorgen waardoor het publiek zich gehoord voelt. Misschien zit er tussen deze antwoorden wel een waardevolle suggestie dat jouw evenement tot een succes kan maken. Eventueel zou je er ook een wedstrijd van kunnen maken. Dat degene die het beste idee heeft een meet & greet krijgt met een bepaalde artiest tijdens jouw evenement of dat deze een VIP behandeling krijgt op de dag zelf. Je weet nooit waar deze (extra) publiciteit voor kan gaan zorgen.

Tip 24: Stel vragen over de toegankelijkheid

Een andere belangrijk punt is de toegankelijkheid tot het evenement. Zoals de Ziggo Dome, Ahoy Rotterdam en AFAS Live zijn redelijk goed toegankelijk met het openbaar vervoer en met de auto. Andere locaties, bijvoorbeeld aan de rand van een (grote) stad of in het centrum van een stad kunnen lastiger bereikbaar zijn. Denk bijvoorbeeld maar aan de Luchtmacht dagen van Defensie. In Leeuwarden ligt de Vliegbasis Leeuwarden iets wat afgelegen. Defensie heeft dit opgelost door shuttlediensten in te zetten die van en naar het Leeuwarden Centraal Station gaan. Hierdoor zorg je ervoor dat het evenemententerrein toch nog goed begaanbaar zijn met het openbaar vervoer.

Door deze vraag ook aan jouw bezoekers te stellen kan je achterhalen of je eventuele maatregelen moet treffen om de bezoekers gemakkelijker naar jouw evenementen locatie te krijgen.

Tip 25: Peer review de enquête

Ik gaf het zojuist al aan bij tip 22. Kritisch kijken naar de enquête is belangrijk, zeker wanneer je de enquête begrijpelijk wil houden voor al jouw bezoekers. Dit kan je nog een keer controleren door een peer review in te zetten. Dit is een proces waarbij een willekeurig persoon, die niet bekend is met jouw organisatie of evenement, de enquête te laten invullen. Wanneer deze peer review persoon iets niet begrijpt, dan kan dit gelijk worden aangepast in de enquête. Hierdoor voorkom je dat er onduidelijkheden zijn.

Deze tools helpen jou bij de evaluatie

Nu we weten hoe je een enquête kunt afnemen is het natuurlijk belangrijk om het platform te kiezen dat je gebruikt voor jouw enquête. Ik deel hieronder vier verschillende manieren om de enquête af te nemen. Dit betekent niet dat dit alleen maar de enige vier mogelijkheden zijn, want er zijn een legio aan mogelijkheden vandaag de dag.

Google Forms wordt veel gebruikt voor het afnemen van een enquête. Google sorteert alle antwoorden netjes bij elkaar en zet dit ook al automatisch zelf om in enkele grafieken. Indien je meer wil doen met de uitkomsten, dan kan je de data exporteren naar Google Spreadsheet (soort van Microsoft Excel) of na een Microsoft Excel bestand. Deze data kan je zelf analyseren of na enige bewerkingen importeren in statistische software zoals SPSS en Tableau.

Surveymonkey dit is eigenlijk samen met Typeform een vergelijkbare tool als Google Forms, maar werken dan op verschillende manieren. Deze twee enquêtes worden dan veel gebruikt na Google Forms.

Een nadeel van deze bovenstaande drie tools is dat deze data ontvangen en opslaan op hun eigen systemen. Om echt alles in eigen beheer te hebben kan je ook zelf een eigen enquête op jouw eigen website zetten. Het voordeel hiervan is dat je zelf de controle heb. Je kan zelfs een script schrijven of kijken of het script wordt aangeboden via jouw webhosting. Heb je een WordPress website, dan zou je eenvoudig via een contactformulier (met de plug-in Contact Form 7) een enquête kunnen maken. Er wordt dan standaard een e-mail naar het opgestuurde e-mailadres gestuurd als iemand de enquête heeft verstuurd. Denk je dan wel erop dat je een goede bedankpagina heb?

Conclusie

We kunnen dus concluderen dat het afnemen van een enquête waardevolle inzichten en informatie kan geven, mits de enquête effectief in elkaar steekt. Heb je nu een waardevol advies die ik vergeten ben, stuur mij dan gerust een e-mail. Dan zal ik met of zonder naamsvermelding (afhankelijk wat je zelf wil) deze toevoegen aan deze lijst. Ik wens je in ieder geval veel succes en vooral veel wijsheid toe met de informatieve feedback die je zult krijgen van alle betrokkenen van jouw evenement!