7 Tips om de deadline te halen met productiviteit

Tips voor meer productiviteit met MJB Events PR

Werk je in projecten of heb je verschillende soorten opdrachtgevers? Dan heb je ongetwijfeld te maken met deadlines. Maar hoe past je productiviteit goed toe en hoe kunt je ervoor zorgen dat je de deadlines op tijd haalt? Vandaag zeven tips die je helpen om de deadline te halen!

Hoe zorg je ervoor dat je geen deadlines mist?

Soms lijkt het wel erop dat je moet rennen om deadlines te halen. Bijvoorbeeld voor een groot, klein of doorlopend project. Misschien heb je een belangrijk examen of heb je een belangrijke afspraak.

Niet alles in één keer

Een meest voorkomend probleem is dat alles in één keer moet gebeuren. Helaas, dit gaat niet lukken. Een dag heeft maar 24 uur waarin je moet werken, ontspannen en in moet slapen. Door de toenemende drukkende maatschappij lijkt dit te kort. Het lukt gewoon niet om alles in één keer te (willen) doen. Daarom doe je er verstandig aan om een goede taakverdeling te maken als je binnen een team werkt. Wanneer je alleen werkt, dan is het verstandig om jouw werk(projecten) over meerdere dagen te verspreiden.

Prioriteit geven

Inhakend op mijn eerste tip is het belangrijk om prioriteiten te stellen aan het werk. Wat moet als eerste af? Wat duurt het kortst en wat lukt er om vandaag of morgen af te ronden?

Door het geven van een prioriteit, bijvoorbeeld een prioriteitenlijst op basis van jouw to-do lijst of agenda kan je kijken wat haalbaar is en wat niet. Soms moet je simpelweg sommige taken even naast je neerleggen omdat het niet mogelijk is, qua tijd, om daar op dat moment aandacht aan te kunnen besteden.

Plan extra vrije tijd in

Hierbij bedoel ik niet dat je meer tijd voor jezelf moet inplannen al is dit natuurlijk wel nodig om jezelf weer helemaal goed op te laden.

Ik bedoel hiermee om reservetijd in te plannen van ongeveer 30 minuten tussen werkzaamheid 1 en werkzaamheid 2. Hierdoor bouw je een buffer in waardoor enige vertragingen worden opgevangen. Bijvoorbeeld wanneer werkzaamheid 1 te veel tijd vraagt.

Mocht je toch eerder klaar zijn met de eerste werkzaamheid? Ga dan rustig verder met werkzaamheid 2 in jouw agenda. Op die manier ben jij aan het eind van de dag eerder vrij om andere leuke dingen te doen voor jezelf of met vrienden of familie.

Alles uit jouw hoofd halen

Ik vergelijk het hoofd eigenlijk met een computer. Een computer kan maar één ding tegelijkertijd uitvoeren. Gelukkig zijn de modernere en huidige laptops en computers uitgerust met een bepaalde cores, waardoor het mogelijk is om meerder programma’s open te hebben wanneer je aan het werk bent.

Helaas kunnen wij in onze hersenen geen extra core toepassen waardoor wij kunnen multitasking. Wij als mensen kunnen daarom maar ook één ding tegelijkertijd. Kijk maar eens naar het volgende voorbeeld.

Wanneer je op jouw computer één tabblad open heeft in jouw browser, dan kan de computer dit makkelijk aan. Dit is dan hetzelfde wanneer wij als mens bezig zijn met één taak uit te voeren. Denk je bijvoorbeeld aan het schrijven van een artikel, het koken of het kijken naar het nieuws. Wanneer je 30 tabbladen open heeft in jouwbrowser, dan heeft de computer daar erg veel last van en raakt het geheugen vol. Hierdoor werken de tabbladen trager dan je eigenlijk zou willen.

Dit is eigenlijk hetzelfde met onze hersenen. Wanneer wij vijf taken willen uitvoeren op hetzelfde moment, dan begrijpt onze hersenen niet waar de focus op moet komen te liggen. Hierdoor raken wij afgeleid, krijgen wij stress en raken wij in paniek omdat we geen dingen afkrijgen.

Daarom is het belangrijk, ondanks dat het in het begin er leuk en productief eruitziet, om niet meer te gaan multitasking. Hierdoor voorkom je een heleboel stress, paniek en taken die niet afgerond worden. Kijk maar eens naar de onderstaande video waarbij Victor [achternaam] bij Mindf*ck een truck heeft uitgehaald om te bewijzen dat multitasking niet productief is.

 

Zorg voor de juiste balans

Wanneer je hard werkt dan is dat een goede eigenschap, tenminste als je ding voor ding behandeld. Maar vaak zij wij als mens, als we ergens druk en enthousiast mee bezig zijn, niet gefocust op de juiste balans in ons leven.

Om productief en goed aan het werk te gaan tijdens school- of werktijden moeten we onszelf weer herladen. Dit doen we door voldoende te slapen (gemiddeld mens heeft ongeveer 8 uur slaap nodig) en door ontspanning op te zoeken. Denkt je bijvoorbeeld maar aan het spelen van een game, het kijken naar een film of het maken van een wandeling door de bossen of in jouw omgeving.

Wanneer je teveel werkt dan raakt je uitgeput en is de kans op een burn-out groter waarbij de gevolgen erg groot zijn. Heb je teveel vrije tijd dan vergaar je geen kennis en kan je zich ook niet zo goed op iets focussen.

Daarom is de juiste balans van groot belang. Hierbij kan je gebruik maken van een agenda waarbij je de items, wat je moet doen, inplant per dag. Dit helpt als een rode leidraad door de dag heen en kan jegefocust zijn op de juiste dingen die gebeuren moeten.

Stel (de juiste) doelen

Wat is jouw doel?, wat wil je graag bereiken? en waar word je enthousiast en geïnspireerd door? Om deze vragen aandachtig en goed over na te denken weet je waar je naar toe wil en kan je daarvoor een stappenplan maken. Welke stappen kan ik vandaag, morgen of deze week zetten om dat doel, wat je over een x periode wil bereiken, behalen?

Stel je wil leren fotograferen. Daarvoor heb je natuurlijk een fototoestel nodig, moet je de basisprincipes weten hoe fotografie werkt en moet je composities weten te maken. Daarbij is het dank bijvoorbeeld ook belangrijk om te weten hoe je jouw foto’s het beste kunt bewerken. Dit hoef je natuurlijk niet allemaal in een week of in een maand te leren, maar het is wel belangrijk om het vak fotografie te begrijpen, te weten hoe alles werkt en hoe je daarmee aan de slag kunt gaan met het maken van foto’s door je.

Haal alles eruit wat erin zit

Misschien dat deze tips haaks staat op de voorgaande tips die ik je had gegeven. Maar zorg ervoor dat je alles eruit haalt wat je eruit kan halen. De mens is zo gebouwd dat wij een bepaald instinct en werkvermogen hebben. Het interessante daarvan is is dat de mens niet tot het uiterste gaat maar de dingen doet zodat het probleem is opgelost.

Wanneer een boom gaat groeien, dan groeit de boom volledig, zo groot mogelijk en zal er alles eraan doen om te willen overleven. Dit moet eigenlijk de mens ook gaan doen. Haal alles uit een project, uit een hoorcollege en uit de dag om te bouwen aan de toekomst. Want wat je vandaag de dag allemaal kunt vervullen hoeft je morgen niet meer te doen.

Eigenlijk komt het hierop neer dat je niet gaat voor de zogeheten zesjes cultuur wat vaak op de middelbare school gebeurd. Maar zorg dat je voor de echte impact gaat. Dan zult je zeker op ten duur het effect daarvan terugvinden binnen jouw huidige werkomgeving en leven.

Conclusie

Je doet er dus goed aan om alles goed in te plannen en bij te houden. Zo zorgt je ervoor dat je het overzicht behoud en dat je alles op tijd af heeft. Niet alle tips hoeven voor je van toepassing te zijn. Misschien organiseert je alles goed maar plant je niet de extra tijd in jouw agenda. Daarom raad ik je aan om te kijken welke tips er bij je van toepassing zijn. Zo hoop ik dat je een expert wordt in productiviteit.



Ik streef erna om de media- en entertainmentindustrie verder te professionaliseren door kennis, ervaring en ondersteuning aan te bieden op deze website. Draag jij dit project een warm hart toe? Doneer vandaag nog!